HR Specialist

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*Benefits may vary by position so ask your recruiter for details.

Airport Location: Montreal Airport 
Advertised Compensation: $48,800.00 to $60,950.00 

Objectif : Le spécialiste RH s'engage à fournir un soutien général en ressources humaines et administratif au département des personnes et de la culture à son ou ses emplacements assignés, en veillant à ce que les politiques et procédures soient respectées et que la conformité soit maintenue.

Fonctions essentielles :

• Soutient le département des personnes et de la culture en fournissant un soutien administratif et opérationnel, ainsi qu'en gérant diverses fonctions telles que le recrutement, l'intégration, la rémunération, les avantages sociaux et les relations avec les employés, tout en assurant le respect des lois du travail et des politiques de l'entreprise
• Maintient une présence positive et accessible sur site en « People & Culture » auprès des membres de la gestion des opérations et de l'équipe horaire ; aide à la communication et à la mise en œuvre des initiatives corporatives et locales liées aux personnes et  culture
• Aide à l'application de toutes les lois fédérales, (provincial) et locales, des conventions collectives et des politiques et procédures des Personnes et dCulture de l’entreprise et locales telles que définies dans le manuel de l'employé
• Coordonne et facilite les enquêtes confidentielles
• Interagit de manière proactive avec les membres de l'équipe, identifie les problèmes d'affaires et de personnes, résout efficacement les problèmes d'administration des personnes et  culture, maintient la confidentialité et fait monter les problèmes au besoin
• Comprend les attentes, politiques et procédures des aéroports et des propriétaires; collabore avec les opérations pour assurer la conformité
• Soutient l'ensemble du processus de recrutement, incluant l'affichage de nouveaux postes, la réalisation des premiers filtres de candidatures, la coordination des entrevues, l'exécution des tâches administratives pour compléter le processus d'embauche basé sur un système, ainsi que la planification et le suivi des activités de badge; coordonne et participe aux salons de l'emploi et à d'autres efforts de recrutement au besoin
• Répond aux questions et questions des membres de l'équipe concernant la rémunération, les congés payés, l'horaire, les affectations, les plaintes générales, les politiques et procédures, ainsi que le processus d'intégration
• Exerce des fonctions administratives générales pour soutenir le département ; maintient les dossiers des membres de l'équipe, conserve les documents, génère des rapports, traite les modifications des dossiers des membres dans les systèmes de GRH avec les approbations nécessaires, complète les journaux et listes de vérification, traite les formulaires et feuilles de travail requis, et maintient les données, formulaires et documents Personnes et Culture
• Coordonne et administre l'orientation des nouveaux employés, assurant ainsi une expérience positive pour les membres de l'équipe

 Relation de rapport : Le spécialiste RH est un poste exempté et relève du partenaire d'affaires RH

Qualifications minimales, connaissances, compétences et environnement de travail :

• La combinaison de l'expérience éducative et professionnelle doit dépasser 2 ans :
  • Nécessite un diplôme d'études secondaires ou un diplôme de développement de l'éducation générale (GED)
  • Nécessite 2 à 4 ans d'expérience administrative, de préférence dans un département des ressources humaines
  • Dans l'industrie : 1 année d'expérience en hôtellerie, alimentation, boissons et/ou vente au détail préférée
• Formation spécialisée :
  • Nécessite des cours visant à la certification RH ou à la démonstration de la compréhension des meilleures pratiques techniques, statutaires et réglementaires en ressources humaines
• Compétences/Caractéristiques/Traits spécialisés :
  • Bilingue en français canadien et en anglais pour la lecture, l'écriture et l'expression orale au niveau des affaires.
  • Excellent service à la clientèle, communication et compétences interpersonnelles
  • Capacité à faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme, de confidentialité et de discrétion
  • Solides compétences organisationnelles et souci du détail
  • Peut lire et comprendre la correspondance, les politiques et les documents juridiques; Il a la capacité de traduire de façon concise pour que les membres de l'équipe comprennent facilement
  • Compétent en Microsoft Office; Il a de l'expérience dans la préparation de documents, de feuilles de calcul et de présentations
  • Maîtrise du SIRH et des logiciels/systèmes d'affaires; a la capacité d'apprendre rapidement de nouveaux systèmes
• Emplacement/Voyage :
  • Nécessite une présence sur place aux lieux assignés cinq jours par semaine
  • Cela peut nécessiter jusqu'à 10% de déplacements

Disclaimer: Avis de non-responsabilité :

Toutes les exigences du poste peuvent être modifiées afin de refléter l'évolution des besoins liés au poste ou pour accommoder raisonnablement les personnes en situation de handicap. Certaines exigences peuvent exclure les personnes présentant un danger ou un risque pour la santé et la sécurité d'elles-mêmes ou des autres employés. Cette description de poste n'indique ni ne sous-entend en aucun cas que ce sont les seules tâches que l'on exigera dans ce poste. Les employés devront accomplir d'autres tâches liées au poste selon les demandes de leur superviseur/gestionnaire (dans le respect des lignes directrices et de la législation fédérale et provinciale). Dufry, Hudson et HMSHost sont des employeurs qui offrent des chances égales et ne pratiquent aucune discrimination en matière d'emploi fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse et l'identité de genre), l'origine nationale, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'état civil, le handicap, les informations génétiques, l'âge, l'adhésion à une organisation de travailleurs, les représailles, le statut parental, le service militaire, d'autres facteurs non liés au mérite ou tout autre motif de discrimination interdit par les lois provinciales sur les droits de la personne.

Purpose: The HR Specialist is engaged in providing general HR and administrative support to the People & Culture department at their assigned location(s), ensuring that policies and procedures are followed and that compliance is maintained.

Essential Functions:

• Supports the People & Culture department by providing administrative and operational support, as well as managing various functions such as recruitment, onboarding, compensation, benefits, and employee relations, while ensuring compliance with labour laws and company policies
• Maintains a positive and accessible People & Culture presence onsite to Operations management and hourly team members; assists with communicating and executing corporate and local People and Culture initiatives
• Assists in the application of all federal, state, and local laws, collective bargaining agreements, and corporate and local People and Culture policies and procedures as outlined in the employee handbook
• Coordinates and facilitates confidential investigations
• Proactively interacts with team members, identifies business and people issues, effectively resolves People and Culture administration problems, maintains confidentiality, and escalates issues as necessary
• Understands airport and landlord expectations, policies, and procedures; partners with Operations to ensure compliance
• Supports the full recruitment process including posting new positions, conducting initial applicant screenings, coordinating interviews, performing administrative tasks to complete system-based hiring process, and scheduling and tracking badging activities; coordinates and participates in job fairs and other recruiting efforts as necessary
• Responds to team member inquiries and questions related to pay, paid time off, scheduling, assignments, general complaints, policies and procedures, and the onboarding process
• Performs general administrative functions to support the department; maintains team member files, documents retention, generates reports, processes changes to team member records in HRMS systems with necessary approvals, completes logs and checklists, processes required forms and worksheets, and maintains People and Culture data, forms, and documents
• Coordinates and administers new hire orientation, ensuring a positive team member experience

Reporting Relationship: The HR Specialist is an exempt position and reports to the HR Business Partner

Minimum Qualifications, Knowledge, Skills, and Work Environment:

• The combination of educational and professional experience must exceed 2 years:
  • Requires High school diploma or general education development (GED) diploma
  • Requires 2-4 years of administrative experience preferably in a Human Resources department
  • In the industry: 1 year of Hospitality, Food, Beverage, and/or Retail experience preferred
• Specialized Training:
  • Requires coursework towards HR certification or demonstration of understanding of technical, statutory, and regulatory Human Resources best practices
• Specialized Skillset/Competencies/Traits:
  • Bilingual in both Canadian French and English for reading, writing and speaking at a business level.
  • Excellent customer service, communication, interpersonal skills
  • Ability to exercise a high level of professionalism, confidentiality, and discretion
  • Strong organizational skills and attention to detail
  • Can read and comprehend correspondence, policies, and legal documents; has the ability to translate concisely so team members can easily understand
  • Proficient in Microsoft Office; has experience preparing documents, spreadsheets, and presentations
  • Proficiency with HRIS and business software/systems; has the ability to quickly learn new systems
• Location/Travel:
  • Requires on-site attendance to assigned location(s) five days per week
  • May require up to 10% travel

Avolta, including Dufry, HMSHost Corporation, Hudson, and affiliates (“the Company”), is an equal opportunity employer. It is the Company’s policy to ensure equal employment opportunity in all aspects of employment and to comply with anti-discrimination laws and regulations. The Company prohibits discrimination and harassment of any type and provides equal opportunities to applicants and team members without regard to actual or perceived race, color, creed, age, religion, sex or gender (including pregnancy, childbirth, related medical conditions and lactation), gender identity or gender expression (including transgender status), sexual orientation, national origin, disability, military service and veteran status, ancestry, citizenship status, marital status, protected medical condition as defined by applicable state or local law, genetic information, or any other basis protected by applicable federal, state or local laws and ordinances (referred to as “protected characteristics”).